Kto odpowiada za księgowość w firmie?

Krótką odpowiedź da się podać od razu: za księgowość w firmie odpowiada zarząd lub właściciel – to na nich spoczywa prawny obowiązek prawidłowego prowadzenia ewidencji i rozliczeń, nawet jeśli zadania wykonuje biuro rachunkowe lub zatrudniony księgowy. Poniżej wyjaśniam, jak wygląda to w praktyce w różnych formach działalności oraz kto odpowiada za konkretne obszary księgowości.

Przeczytaj również: Wsparcie biura rachunkowego w zakresie sporządzania deklaracji podatkowych w Katowicach

Kto ponosi odpowiedzialność prawną za księgowość w różnych formach działalności

W jednoosobowej działalności gospodarczej pełną odpowiedzialność ponosi właściciel. To on podpisuje deklaracje, przechowuje dokumenty i odpowiada za ewentualne błędy w rozliczeniach podatkowych oraz ZUS.

Przeczytaj również: Jak drewniane elementy mogą poprawić atmosferę w Twoim domu?

W spółce cywilnej odpowiedzialność solidarną ponoszą wspólnicy całym swoim majątkiem. Każdy z nich odpowiada za zobowiązania spółki, w tym za prawidłowość ksiąg i deklaracji podatkowych.

W spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa) odpowiadają wspólnicy zgodnie z przepisami danej spółki (np. komplementariusze – bez ograniczeń). Obowiązek prowadzenia ksiąg i nadzoru nad rozliczeniami ciąży na wspólnikach lub wyznaczonych organach.

W spółkach kapitałowych (z o.o., S.A.) odpowiedzialność formalną ponosi zarząd. Może ona mieć wymiar cywilny, administracyjny, a w określonych sytuacjach także karny skarbowy (np. za nierzetelne księgi, nieujawnienie przychodów, niezłożenie deklaracji).

Delegowanie zadań a odpowiedzialność: biuro rachunkowe, główny księgowy, CFO

Przekazanie prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego lub zatrudnienie księgowego nie przenosi odpowiedzialności prawnej z przedsiębiorcy/zarządu. Zmienia jednak podział ról: biuro lub dział księgowości odpowiada za należyte wykonanie umowy i standard pracy, a zarząd nadzoruje i zapewnia warunki do prawidłowej ewidencji (komplet dokumentów, terminy, polityka rachunkowości).

Biuro rachunkowe odpowiada kontraktowo – za szkody wynikłe z zaniedbań w ramach umowy, zwykle w granicach posiadanego OC. Jeśli biuro popełni błąd, urząd skarbowy i tak kieruje roszczenia do podatnika, a ten może dochodzić odszkodowania od biura.

Główny księgowy ponosi odpowiedzialność za rzetelność ksiąg, zamknięcia okresów i sprawozdawczość – na gruncie prawa pracy oraz Kodeksu karnego skarbowego, gdy podpisuje deklaracje/sprawozdania. To jednak zarząd odpowiada za system kontroli wewnętrznej i ostateczne decyzje.

Dyrektor finansowy (CFO) odpowiada za strategię finansową, nadzór nad procesami i ryzykiem. Gdy łączy funkcje zarządcze, jego odpowiedzialność może pokrywać się z odpowiedzialnością zarządu (np. za sprawozdanie finansowe).

Zakres odpowiedzialności: podatki, ZUS, sprawozdawczość i dokumentacja

Za prawidłowe rozliczenia PIT/CIT odpowiada podatnik lub spółka – poprzez zarząd. Nawet najlepsze oprogramowanie nie zwalnia z weryfikacji danych, stawek i ulg.

W obszarze VAT ryzyko jest wysokie: błędy w JPK, odliczeniach czy biała lista mogą rodzić sankcje. Rola księgowości to kontrola formalna faktur, a rola zarządu – wdrożenie procedur należytej staranności.

Za składki ZUS odpowiada płatnik składek (przedsiębiorca/spółka). Błędy w RCA/DRA czy nieterminowe płatności generują odsetki i potencjalne kary.

W sprawozdawczości finansowej (sprawozdanie, CIT-8, uchwały) kluczowa jest odpowiedzialność organów: kierownik jednostki (zwykle zarząd) podpisuje sprawozdanie i potwierdza rzetelność danych.

Za archiwizację dokumentów odpowiada podmiot prowadzący działalność. Terminy przechowywania są długie (co do zasady 5 lat podatkowo, dłużej w rachunkowości), więc trzeba zapewnić bezpieczne repozytorium – papierowe lub elektroniczne.

Kto faktycznie wykonuje księgowość: możliwe modele i ich konsekwencje

Model 1: samodzielna księgowość w mikrofirmie. Właściciel prowadzi KPiR, rejestry VAT i sam składa deklaracje. Zalety: koszty pod kontrolą, wiedza in-house. Ryzyka: brak aktualizacji przepisów, błędy proceduralne, utrata czasu na operatywkę.

Model 2: biuro rachunkowe. Firma przekazuje dokumenty, otrzymuje rozliczenia i wsparcie. Warto doprecyzować SLA, odpowiedzialność, zakres kontroli jakości oraz kanały kontaktu. Dobre biuro wdroży check-listy, harmonogramy i politykę archiwizacji.

Model 3: dział księgowości (in-house). Sprawdza się przy większej skali, rozbudowanej strukturze i raportowaniu zarządczym. Wymaga systemów ERP, procedur i nadzoru CFO.

Jak ograniczyć ryzyko odpowiedzialności za księgowość

• Ustal, kto jest „kierownikiem jednostki” i jakie ma uprawnienia do podpisu dokumentów.
• Spisz politykę rachunkowości, pełnomocnictwa i obieg dokumentów (w tym akceptacje płatności).
• Zapewnij terminowe przekazywanie kompletu dokumentów do księgowości i potwierdzeń płatności.
• Wymagaj kontroli jakości: listy kontrolne, podwójna weryfikacja JPK, uzgodnienia sald.
• Korzystaj z księgowości online z automatyzacją importu i walidacjami danych.

Typowe błędy w odpowiedzialności za księgowość i jak ich unikać

„Skoro mam biuro rachunkowe, to ono odpowiada za wszystko” – nie. Biuro wspiera i bierze odpowiedzialność kontraktową, ale urząd skarbowy rozlicza podatnika. Rozwiązanie: jasna umowa, OC biura, regularne przeglądy.

„Deklaracje podpisuje księgowa, więc ja jestem bezpieczny” – nie. Podpis księgowego nie eliminuje odpowiedzialności zarządu/właściciela. Rozwiązanie: nadzór, checklisty, szkolenia.

„Nie muszę przechowywać dokumentów, bo wszystko jest w systemie” – tylko jeśli system spełnia wymogi archiwizacji i integralności. Rozwiązanie: polityka backupów, kontrola dostępu, wersjonowanie.

Kiedy warto wybrać biuro rachunkowe zamiast prowadzić księgowość samodzielnie

Gdy liczba dokumentów rośnie, pojawiają się pracownicy, transakcje międzynarodowe lub konieczność sprawozdawczości zarządczej, lepiej postawić na profesjonalne wsparcie. Doświadczone biuro wdroży procedury i odciąży właściciela, jednocześnie podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń.

Jeśli szukasz partnera, który łączy usługi księgowo-finansowe, prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie PIT i VAT, a do tego oferuje księgowość online i wsparcie przy zakładaniu działalności gospodarczej, sprawdź ofertę pod adresem doświadczone biuro rachunkowe Policzone.

Krótka ściąga: kto odpowiada za co

• Właściciel/zarząd: odpowiedzialność prawna za całość księgowości, nadzór, podpisy.
• Biuro rachunkowe: prawidłowe i terminowe wykonanie umowy, OC, procedury.
• Główny księgowy/CFO: rzetelność ksiąg, sprawozdawczość, kontrola wewnętrzna.
• Dostawcy systemów: zgodność narzędzi z przepisami, bezpieczeństwo danych (umownie).

Praktyczny dialog: jak ustalić odpowiedzialność z biurem rachunkowym

Właściciel: „Kto odpowiada za terminowość deklaracji VAT?”
Księgowa: „My przygotowujemy i wysyłamy JPK, ale potrzebujemy komplet dokumentów do 5. dnia miesiąca. Brakujące faktury to ryzyko korekt.”

Właściciel: „A jeśli urząd naliczy karę?”
Księgowa: „Jeśli błąd wynika z naszej winy, działa nasze OC. Jeśli z opóźnień w dokumentach lub decyzji zarządu – odpowiedzialność pozostaje po stronie firmy. Dlatego ustalmy harmonogram i listę kontrolną.”